Главный центр специальной связи (ФГУП ГЦСС) внедрил систему электронного документооборота (СЭД).

В рамках проекта решена задача организации эффективного ведения делопроизводственной деятельности, документационного и информационного обеспечения предприятия. «Наличие внутрикорпоративной системы электронного документооборота для нас жизненно необходимо. До этого мы использовали систему только для регистрации входящей и исходящей документации, а стадии разработки и согласования документов происходили исторически сложившимся способом - на бумажных носителях.

При этом для получения информации по находящимся в работе документам еще недавно могло уйти большое количество времени и ресурсов. Сейчас, для того чтобы понять, где находится документ, достаточно просто зайти в систему электронного документооборота. В СЭД можно отследить все стадии жизненного цикла документов, начиная с инициации, а также этапы согласования, утверждения, осуществить контроль исполнения документов», – комментирует Кирилл Гусев, директор по информационным технологиям ФГУП ГЦСС.

В результате внедрения системы электронного документооборота сократилось время создания документов с использованием типовых шаблонов и ранее созданных документов, ускорился поиск файлов посредством единого структурированного хранилища с возможностью отбора по ключевым полям и тексту документов.

Произведена оптимизация взаимодействия сотрудников за счёт уменьшения количества личных обращений к секретарям, делопроизводителям и другим сотрудникам для согласования и поиска нужных документов, снятия дополнительных копий и контроля работы с документами. «Это совершенно новый качественный уровень операционной деятельности предприятия»,- подчеркивает Кирилл Гусев. Внедренное решение построено на базе СЭД от компании Directum.

В настоящее время в системе работает около 300 пользователей из числа сотрудников Центрального аппарата и филиала ФГУП ГЦСС - Управления специальной связи по г. Москве и Московской области.

На следующих этапах развития проекта планируется внедрение системы электронного документооборота и в остальных филиалах ФГУП ГЦСС. «В рамках проекта мы стандартизовали бизнес-процессы предприятия, связанные с согласованием и хранением различных видов документов, выстроили жизненный цикл каждого из них.

В соответствии с этим описанием были адаптированы под ФГУП ГЦСС алгоритмы выбранной СЭД DIRECTUM. Новый инструмент позволил упростить процессы согласования различных видов документов, таких как служебные записки, приказы, договоры и пр.», - рассказывает Андрей Степочкин, директор по работе

Подробнее: http://gov.cnews.ru/news/line/2016-01-18_glavnyj_tsentr_spetsialnoj_svyazi_vnedril_edinuyu